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ソフトウェア採用の成功への道

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確実性の力– 効果的なソフトウェアの採用と実装戦略におけるシンプルさの重要性

課題

適切なビジネスソフトウェアを選択して購入することは、あらゆる企業の人生において重要な決定です。ERP、CRMプラットフォーム、HRソフトウェア、その他の各プラットフォームは、機能、アクセシビリティ、価格などの点で、会社に最適なものを慎重に検討および評価する必要があります。

しかし、どのソフトウェアを選択するかを決定したら、議論と戦略化は、ソフトウェアを効果的に実装する方法と新しいユーザーをオンボーディングする方法に変わります。明確にするために、我々は困難で複雑で時間のかかるプロセスについて話しているが、これは保証された成功からは程遠いものである。クラウドの時代でさえ、SaaSソフトウェアがエンタープライズソフトウェアの主要な勢力となったとき、実装は公園の散歩ではありません。たとえば、ERPおよびSaaSベースのERP実装の成功率に関連するいくつかの統計は次のとおりです。

成功率:ERPおよびSaaSベースのERP実装

2012年9月から2013年1月までのパノラマコンサルティングERP(26%クラウド)成功率調査:

  • プロジェクトの50%でコスト超過が発生した
  • 60%がスケジュールを満たしていない
  • 60%が期待した利益の半分を受け取っていなかった

Diginomica は他の観察結果からこの結論を引き出しています。実際、クラウドは、新しいプラクティスを組織に導入し、チームメンバーに新しい働き方を取り入れることの難しさを変えていません。

彼らは主な理由として、これらの新会社はビジネスのその部分を成長させる時間のない若い会社であるため、製品に対するスキルの欠如とこれらの新会社からの専門サービスの欠如を挙げています。

この記事の目的

では、よく知られている課題について、SaaSベンダーとアプリケーションを選択したら、実装を確実に成功させるためのベストプラクティスアプローチは何ですか?新しいプラットフォームと製品を会社の他のビジネスおよびIT戦略とどのように連携させることができますか?

このホワイトペーパーでは、効果的なソフトウェアの採用と実装へのロードマップを示します。その過程で、実装プロセス中に必要な一連のステップを紹介します。オンラインガイダンスおよびエンゲージメントプラットフォームがどのようにユーザーを新しいソフトウェアに簡単かつ適切にオンボーディングするのを支援し、ソフトウェアの生産的な使用に集中できるようにするかについても説明します。あなたがそれが貴重であり、それがあなたのチームを新たな高みへと導く助けとなることを願っています。

少し詳しく説明しますが、最初に、いくつかの開始点を見てみましょう。

実装戦略を選択する

プロジェクトが明確に定義された方法論に従っていない場合、軌道から外れ、コア機能ではないアイテムの作業に時間を費やす傾向があります。これにより、遅延が発生し、予算を超える可能性があります。そのため、開始する前に実装戦略を選択する必要があります。その焦点はシンプルであるべきです。

単純にする; 重要なことに焦点を当てる;  残りを投げ捨てる

最良のアプローチは、最も単純なアプローチです。統計の分野を見て、パレートの原則(80/20ルールとも呼ばれます)を採用するか、アジャイルやスクラムなどの迅速な開発方法論を見ることができます。これらのアプローチは、必要なすべての機能に時間を費やすわけではありません。周辺機能や使いやすい機能では、最も重要な機能にこだわることで測定可能な利益が得られません。

複雑なプロセスを実行するときは焦点を当てることが重要です。これまでチームメンバーに馴染みのなかった新しいソフトウェアを導入し、チームメンバーが賞品を監視し、重要な要素を学ぶことができるようにします。

効果的なユーザーオンボーディングとナレッジマネジメントに重点を置く

一方では、新しいソフトウェアの使用方法についてチームメンバーをトレーニングすることは、可能な限り迅速であると同時に、永続的な影響を残すことも重要です。一方、ユーザーが新しいソフトウェアを採用する際の課題の1つは、恐怖です。これは、新しくてなじみのないことを学ぶ必要があるという不快感です。反対側から、その恐怖を克服する方法は、すぐに多くの情報で彼らを圧倒しないように新しいソフトウェアを使用する方法でユーザーに良いコミュニケーションとトレーニングを通して、そして彼らが重要な知識を彼らに提供することです。それが最も必要です。知識は自信に等しいので、あなたはその自信を育てる責任があります。パレートの原則の考え方は、ソフトウェアオンボーディングと長期的な知識管理に非常に関連しています。最も重要なことに焦点を当てています。これを確実に実現する方法については、さらに詳しく説明します。

テイクアウェイ

奪うこれらの方法論とパレート原理からは、ソート、最も重要なもの、費用対考慮の利益を考慮に基づいてワークロードです。ユーザーが実行する必要がある最も一般的で重要なビジネスプロセス(ソフトウェアの作業タスク)のリストを保持します。タイムラインを指定してタスクを選択し、リソースを割り当てると、サイドにプッシュされたものはすべて完全に破棄されます。これにより、新しいソフトウェアの採用と実装のプロセスがシンプルになり、成功する可能性が高まります。

組織する

エグゼクティブレベルのスポンサーを探す

スポンサーが見つからない限り、プロジェクトは成功しません。これが企業の努力である場合、定義上、部門のマネージャーが実行することはできません。組織全体の変化に影響を与えることができるのは、幹部レベルの誰かだけです。

運営委員会を組織する

プロジェクトチャーターを作成し、プロジェクトの範囲を概説し、それが必要なビジネス上の理由を文書化し、スポンサーがサインオフを担当する明確な目標を作成するには、運営委員会が必要です。

プロジェクトマネージャーとリーダーを選択

次のタスクは、プロジェクトマネージャーとプロジェクトリーダーを割り当てることです。プロジェクトマネージャーのタスクは、プロジェクトリードと協力してスケジュールをレイアウトし、必要なリソースとそれらをいつ投入するかを定義し、マイルストーンを設定することです。

適切な人物を選ぶ

プロジェクトリーダーは、定着した利害に立ち向かい、変化に消極的である人々をスムーズにし、会社の政治をナビゲートする強い個性を持っている必要があります。彼または彼女は、人々が範囲外のアイテムに取り組むことを防ぎます。彼または彼女はすぐにどのチームメンバーが最高のエンジニアとリーダーであるかを決定し、彼らにメンターまたは他の人の仕事を監督する責任を与えることができます。

レイアウトスケジュール、マイルストーン、およびリソース

SaaSクラウドサービスプロバイダーが既に選択されている場合は、おそらくシステムインテグレーターと連携するかどうかを既に決定しているはずです。これらの人々は、作業計画に追加できるリソースです。プロジェクトリーダーは、プロジェクトの日常業務を担当します。

データの移行と変換

データ移行の計画

プロジェクトでは、SaaSシステムに移行する必要があるデータとその方法を計画する必要があります。アーキテクトは、開発者からの入力でこの取り組みを主導できます。ほとんどのSaaSシステムには、ある種のバルクローダーまたはWebサービスインターフェイスが含まれているため、プログラマーは、過度に複雑なものを記述せずに新しいシステムにデータをロードできます。

ギャップ分析に基づく:ボルトオンと新しい環境

SaaSサービスプロバイダーは、開発、テスト、および実稼働環境を提供する必要があります。この環境では、チームは製品の拡張に取り組み、SaaSベンダーと協力して、ボルトオンのサードパーティソリューションをインストールし、ユニットテストと機能テストを行うことができます。ベンダー分析段階でギャップ分析を完了し、ビジネスに必要な追加のソフトウェアを把握する必要があります。Salesforce.comなどの多くのSaaSプラットフォームは、このようなボルトオンを提供する多くの企業と提携しています。

システム統合

アップストリームおよびダウンストリームシステムへの接続

パッケージツールを使用する

システムがダウンストリームシステムとアップストリームシステムに接続する必要があるポイントを確立する必要があります。たとえば、注文入力システムは、倉庫管理に接続する必要がある出荷システムに接続する必要があります。これらの各システムには、定義済みのインターフェイスがあり、それがない場合は、カスタムプログラムを必要とするインターフェイスがあります。

多くのカスタムプログラムを作成するのではなく、何らかの一般的なインターフェイスソフトウェアを使用することをお勧めします。特にバッチプログラムは、動作を停止したり、データ転送メカニズムが失敗したりしても、誰にも警告しない傾向があります。ファイル転送とメッセージングについては、プロジェクトはOpenMQのような信頼できるものを採用する必要があります。

機能テストと単体テスト

カスタムコードのTDD

システム統合に使用できるテストドライブ開発(TDD)と呼ばれる一種の開発モデルがあります。これにより、プログラミングよりも機能が優先されます。これは、テストに合格することにプログラマの努力を集中させます。これは、定義上、開発を特定のビジネス目標に向けた状態に保ちます。

SaaS

SaaSパッケージソフトウェアの従来のテストアプローチ

SaaS(パッケージソフトウェア)の場合、プログラムは既に作成されているため、開発はほとんどまたはまったくなく、構成のみです。中小企業は、ビジネスニーズを満たすように構成します。そのためには、TDDと従来のテスト手法を組み合わせて使用​​できます。

書き込みと実行

機能テストと単体テスト

開発者は、プログラムの特定の部分をチェックする単体テストを行うコードを記述します。機能テスト担当者は、要件に焦点を当てたテストケースを作成します。彼らはそれらのテストを実行し、システムが上流および下流のシステムと統合することを保証するエンドツーエンドのテストを行います。

トレーニングを戦略化する

基本原則

トレーニングを短くする;早く与えてはいけない;最後にテストを与える

継続的な学習

トレーニングとは、プロジェクトの早い段階で従業員をトレーニングクラスに送り、それを中止することだけではありません。教室でのトレーニングはあまりあなたの焦点の場合でも、初期トレーニング期間中に、よりeラーニングを実施し、それはだという訓練が継続的かつ頻繁にする必要があります覚えておくことが重要です。従業員トレーニングの世界で時々呼ばれる「継続的学習」。他では言葉、あなたはトレーニングに向けた戦略を採用する必要があります。

適切なタイミング

一度に与えられた情報が多すぎて早すぎると、ソフトウェアが稼働するときに人々が学んだことを忘れてしまいます。人々は人間であり、彼らは繰り返し、そして彼らに転送された知識の実践的な適用を通じて学びます。

より良い戦略は次のようになります。いくつかの主要なプロセスを実行する方法、オンボーディング、および全体像のセールス(またはマーケティングまたは顧客の成功)戦略に焦点を当てることに焦点を当てた、短い初期トレーニング期間を与えます。ただし、すべてのプロセスをすぐに正しくすることに集中しすぎないでください。前述のように、最初のトレーニング期間が終了するとすぐに忘れることが問題です。

最初のトレーニング期間が終了したら、パフォーマンスサポート戦略に集中します。パフォーマンスサポートテクノロジは、正確な情報とその情報へのアドミタンスを、担当者が必要とする最適なタイミングで、担当者の手に渡すのに役立ちます。

パフォーマンスサポートテクノロジは、基本的には、従業員にいくつかのツールを装備して、全体の出力を向上させ、割り当てられたジョブを正常に実行できるようにすることを目的としています。必要な時に正確に最も適切な量のタスクリーダーシップ、ヘルプ、および効率のメリットを従業員に提供することは反対です。

広範な教室セッションや長いビデオチュートリアルの代わりに、従業員は最前線に立ち、典型的な1日を仕事にしています。次に、実用的なタスクに取り組み、リアルタイムで、必要なときに正確に対処する方法を学ぶのに役立つツールが提供されます。この特定の目的のために設計された特定のプログラムがあり、他のトレーニング手法と組み合わせて、より早い学習フェーズを促進できます。

ボーナスのヒント

優れたオンボードソリューションとなるソフトウェアを利用します。これは、必要な瞬間に画面上で直接支援を提供します。一連のリアルタイムの指示を提供し、ユーザーがどんなに複雑なソフトウェアタスクでも正しく学習して実行できるようにします。これにより、ユーザーは必要な情報を必要なときにすばやく簡単に取得しながら、迅速に作業を開始できます。

適当な注意

人々が注意を払っていることを確認するために、デューデリジェンス、つまりテストを行う必要があります。特に初期段階でユーザーの成功を綿密に監視することで、正常に機能しているように見えるものと、改善の余地がある場所を適切に分析できます。

価値を示す

ただし、重要な点は、トレーニングがタスクのパフォーマンスに直接相関するようにすることです。理論的または複雑すぎないことを確認してください。シンプルにして、日常業務に直接関連するようにします。このようにして、マネージャーと従業員は成功します。

ドキュメントとサポート

基本原則

ドキュメントをサインオフプロセスに組み込む;ソーシャルメディアをサポートツールとして使用する

それを構築するには

ほとんどの人はドキュメンテーションをするのを好みません。したがって、サインオフプロセスに組み込む必要があります。

ソーシャルメディア

ドキュメンテーションシステムには、継続的なサポートのためのツールとなるように、ソーシャルメディアタイプのインターフェイスを含める必要があります。これにより、人々は質問や問題をオンラインで投稿し、Facebookのようなプレゼンテーションを使用して同僚やベンダーのサポート担当者に対応させることができます。それは電話を使うよりも簡単で、電子メールよりも信頼できます。

モニタリングと分析

モニタリング

稼働時間とセキュリティのために監視システムを配備します。

システムが稼働すると、相互接続されているすべてのアプリケーションがしきい値内で動作し、稼働中であり、ハッキングされていないことを確認するために、監視システムを展開する必要があります。

分析

分析を使用してパフォーマンスを測定し、傾向を特定し、予測を行う

システムが時間の経過とともに蓄積するトランザクションデータは、統計的異常(標準外での動作を意味する)の発見、傾向の特定、および予測に使用できる情報の宝庫です。これは、ビジネス戦略計画に役立ち、システムが最適な方法で動作しているかどうかを判断し、生産性の向上を約束します。

ボーナスのヒント

ソフトウェアオンボーディングにおけるユーザーパフォーマンスの包括的な監視と分析も提供します。どのタスクに支援が必要ですか?彼らがその機能を習得するのにどれくらい時間がかかりましたか?いくつのステップが必要でしたか?これらの答えを見つけるために不可欠なツールであり、その結果、マネージャーは各従業員のニーズを満たすためにパフォーマンスアシスタンスをカスタマイズできるようになります。

結論:すべてをまとめる

要するに、新しいソフトウェアの実装は、他の企業や組織で採用されているベストプラクティスに従い、それをシンプルに保つことによって最もよく行われます。経営陣の支援と運営委員会の監督が必要です。強力なチームリーダーが必要です。新しいシステムは他のシステムと統合する必要があるため、システム統合の取り組みが必要です。テストが最も重要です。ドキュメント、トレーニング、継続的なサポートが重要です。セキュリティと信頼性の理由でシステムを監視するソフトウェアを展開する必要があります。最後に、時間の経過とともに蓄積されたデータを分析して、貴重なビジネス洞察を得ることができます。

 

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