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ヒューマンリソース(HR)ユースケースにおけるRPAの利点の実現

人事(HR)の管理は、Robotic Process Automation(RPA)を適用するための豊かな分野であることが証明されています。HRはプロセスが重いため、ソフトウェアロボットに適した多くの手動トランザクションステップと反復的なワークロードがあります。この記事では、RPAソリューションのユーザーが、RPAをHRで機能させる方法を説明しています。彼らが見ている利点には、より優れたプロセス監視、時間の節約、およびスタッフの再教育が含まれます。ユーザーは、RPAソリューションをHRのコンテキストで効果的にする品質についても話し合います。

前書き

Robotic Process Automation(RPA)は、人事(HR)管理への強い関心を集めています。人事業務には、従業員のオンボーディング、給与計算、時間追跡など、多くの反復的なプロセス集約型ワークフローが含まれます。これらは伝統的に手作業でした。そのため、ロボットによる自動化に非常に適しています。この記事では、ITセントラルステーションで説明されているRPA ソリューションのユーザーエクスペリエンスに基づいて、HRにおけるRPA の利点を確認します。また、RPAソリューションがHR のプロセス自動化の要件を満たすために必要な品質についても検討します。(注:「 この文書の「大」は、10,000人以上の従業員を雇用しています。「小さな」組織の従業員は500人未満です。)

HRのRPAユースケース

ITセントラルステーションのメンバーは、HR分野のRPAソリューションに非常に独創的であることを証明しています。プロセス自動化は、それらのユースケースの主要なテーマです。たとえば、RPAサービスオーナーは、世界の鉱山および製造会社のグローバルビジネスセンターでプロセスの自動化にRPAを使用しています。彼はRPA を使用して、SAPとローカルの給与計算システム間の個人データの同期や外部コンサルタントの自動管理などのHRプロセスを自動化しています。

RPAユーザーは、組織の人々がWorkday Human Capital Management(HCM)ソフトウェアのレポート機能を自動化する方法をどのように見つけているかを説明しました。「私たちはWorkdayレポートを毎日毎日実行する必要がありますが、それは私たちが持っているシステムで更新されます。したがって、人々がこれらの大きな管理システムを組み込んで、それらを自動化する新しい方法を見つけようとしているので、私たちの人事と財務の人々はすべてWorkdayで働いています。」大規模な技術サービス企業のRPA開発者は、次のレベルに進む前に更新の検証が必要な人事関連のプロセスを自動化します。

「私たちは多くの異なる機関にわたるプロセスを自動化します」と別のRPA開発者は言いました。「私たちは彼らが決定するあらゆるユースケースを自動化します。私たちは財務管理の側面に重点を置く傾向がありますが、人事やエグゼクティブダッシュボードの一般的なデータプルなど、掘り下げた他の領域があります。」500人を超える従業員を抱える金融サービス会社のEnterprise Improvement Managerは、そのようなプロジェクトの規模について説明しました。彼のチームは35のHR プロセスを自動化しました。

給与、出張、出勤

IT セントラルステーションのメンバーは、人事管理の3つの柱である給与計算、出張、および職場への出席を、RPAの使用例として挙げています。たとえば、5,000人を超える従業員を抱える技術コンサルティング会社のOracle ERPコンサルタントは、Oracle JD Edwardsの給与計算と給与明細のHRプロセスを自動化しています。彼は次のように言いました。「RPAを使用して添付ファイルをスキャンし、それらをOracleシステムに自動的にアップロードおよび添付しました。以前は、1日か2日かかっていました。毎日の人的エラーのほとんどは最小限に抑えられています。」プロセスには、自動調整を伴う自動内部リクエストが含まれていました。RPAにより、マスターレコードの自動修正を実装できるようになりました。

大規模な技術サービス企業のシニアソフトウェア開発者は、彼のチームがRPAを使用して輸送サービスのペナルティシステムを自動化する方法について話し合いました。彼は「すべてのユーザーは、ノーハウの金銭的価値に親しんでいます。これはメールで通知され、そのようなユーザーのリストが給与部門に送信され、毎月の給与からペナルティが引き落とされます。」と言いました。このユースケースには、RPAを使用したUI自動化に加えて、Windows Server 2012とPowerShellスクリプトが含まれていました。

共有サービスプロセス

大規模な政府機関のアソシエイトディレクターは、RPAを使用して、財務、人事、調達の各領域で12の共有サービスプロセスを自動化します。「これらのプロセスは高頻度で実行され、2つの異なるプラットフォームでキャプチャする必要があります。このソリューションを実装して、エントリー担当者が2つの異なるプラットフォームで同じ仕事を2回行う必要がなくなりました。」

オンボーディング

従業員のオンボーディングは、労働集約的で反復的である可能性があるため、RPAの良い候補です。これは、大規模な政府機関のWeb開発者の場合でした。「フォレストサービスでは、大規模なオンボーディングシーズンがあります。私たちの主な使命は山火事と戦うことなので、私たちは毎シーズン雇う消防士を大量に確保しています。そのため、人事部を通じて処理する必要のある多くのオンボーディング資料があり、文字通り数万人がこのような短時間で処理されます。潜在的に、RPAが私たちの手作業の一部を支援できることがわかります。」

RPAソリューションによるHRのメリット

ITセントラルステーションのメンバーは、人事におけるRPAの使用から得られる幅広い利点を発見しました。このテクノロジーは、時間の節約に役立ちます。バッチ処理は、メンバーがレビューで議論したもう1つの利点です。スタッフの再トレーニングの機会も有益です。実行中にプロセスを監視する機能も同様です。

運転効率

一部のユーザーにとって、RPAは効率の推進力です。1,000人以上の従業員を抱えるコンサルタント会社のリードアソシエイトは、彼のチームがRPAを「政府がどのようにして効率を特定し、有効性を向上させることができるかを外部から見てみます。」と述べています。内部的には、その解決策は、彼らが「大企業ができるすべてのことで、人事と財務の効率をどのように推進できるでしょうか。」と考えるのを助けます。

時間を節約

「それは時間を節約し、私たちの会社に効率をもたらしました」と、大規模な技術サービス会社の戦略的プロジェクトマネージャーは言いました。同等の規模の金融サービス会社のシニアマネージャーは、この感情を反映して次のように述べています。「以前は手動で行っていた方法と比較して、税務プロセス、人事プロセス、ドキュメントの量、新規採用者の一部を驚異的なスピードで処理できます。」

Oracle ERPコンサルタントは、同等の洞察力を持っていました。「2日間かかっていたタスクの作業プロセスが改善され、現在は従業員の休暇中に行われています。つまり、従業員は他のタスクを実行できます。」大規模な技術サービス企業のシニアソフトウェアエンジニアは、RPAの利点をビジネスプロセスを自動化することで時間、コスト、手作業を節約できると主張することでさらに強調しました。

政府のアソシエイトディレクターは、彼の時間節約のメリットを数値化することができました。彼はまた、「特定の仮定の下では、プロセスの1つの処理時間を15分から1分4秒に短縮することができました。」別の例では、「彼が節約した時間を決定するために行った計算の1つは、1つのタイプのプロセスに関するものです。以前は毎年7000 人日かかっていましたが、現在では年間160人日しかかかりません。」

また、プロセスは現在、事前設定された値、アクティビティ、およびルールに基づいて行われているため、RPAが多くの人的エラーを排除したという洞察も提供しました。彼は、精緻に「例外が適切に処理され、ロボットは、ソースシステムから情報を取る基本的に時間の正しいすべてです。」と言いました。具体的には、彼は次のように述べています。「ロボットは、ソースからデータをそのままキャプチャして宛先にコピーするだけでよく、これによりエラーが解消されます。人間がプロセスの途中にいると、ミスが発生する可能性があります。」

バッチ処理を有効にする

「RPAは、誰もやりたくない多くの実践的な手動作業をバッチ処理できます。」政府のWeb Developerを説明しました。彼女はこれがソリューションの最高の価値であると考えました。 ただし、標準化されたプロセスを作成することをお勧めします。彼女は「エンドツーエンドのプロセスが適切であるかどうかについての正式な文書を用意することが重要です。 それが標準化されると、自動化のためにRPAを活用する方がはるかに簡単になります。」と言いました。

プロセスのスケジュールと監視

RPAは、プロセス所有者に新しいワークロードスケジューリング機能を提供します。小さなテクノロジーベンダーのディレクターは、RPAのオーケストレーターには貴重なスケジューリング機能があると述べました。「無人ロボットを使用すると、スケジュールを設定して自律的に実行させることができます。」政府のアソシエイトディレクターによると、RPAを使用してHR プロセスを自動化すると、プロセスを監視しやすくなります。「スタジオのデザイン機能は素晴らしいです。Orchestrator内のロボットを監視できる方法は役に立ちます。集約された機能を組み合わせることで、ビジネスの日常業務に付加価値がもたらされます。」

再教育スタッフ

RPAの主なセールスポイントの1つは、従業員がさまざまな作業を自由に行えるようにすることです。人事ユーザーはこのメリットを実感しており、金融サービスのEnterprise Improvement Managerは次のように述べています。「現在、10人のFTE(フルタイム従業員)の仕事がロボットに移されています(業務の10%近く)。スタッフは運用からRPA開発の役割に再訓練されました。」RPAは、「これらのプロセスの一貫性と費用対効果を向上する」ので、追加の利益が生じました。

人事における効果的なRPAソリューションの品質

HRで優れたRPAソリューションを構成するものは何ですか?ITセントラルステーションのメンバーが共有したように、彼らの推奨RPAツールセットは統合を容易にするオープンプラットフォームに基づいています。政府機関のRPA 開発者はこの機能を認め、「プラットフォームはオープンであり、他のテクノロジーに接続できます。SAP コネクタを使用してSAPに接続します。また、領収書を読み取るためにインテリジェントOCRテクノロジーを使用しています。」ユーザーは、使いやすさとボット管理の容易さを組み合わせた強力な設計機能も求めています。データ品質と分析機能もHR RPAで求められています。

デザインと使いやすさ

RPAソリューションは使いやすいはずです。これには、プロセス設計の機能セットが含まれます。この時点で、金融サービスのシニアマネージャーは次のようにコメントしています。「RPAフレームワークを使用するStudioのレイアウトとデザインが好きです。それは私には理にかなっています。始めるのはとても簡単です。」使いやすさは、政府のWeb開発者の意見に当てはまりました。彼女は言った、「他のRPAソフトウェアを見た、私が思うRPAが最もユーザーフレンドリーです。同時に、ソースコードをカスタマイズして取得できるほど堅牢です。アクセス可能ですが、より多くの実践的な開発者が必要なことを実行できるように十分な機能も備えています。私が見た2つのうち、よりユーザーフレンドリーなものでした。」

使いやすさの重要性を認めた他のユーザーは次のとおりです。

  • 「UIおよびバックエンドプラットフォームは非常に使いやすい。」—大手保険会社の自動化責任者
  • 「それは非常に使いやすく、あなたがやろうとしていることや達成しようとしていることを変更する可能性はまだたくさんあります。」—大手エンジニアリング会社のシニアアドミンオートメーションエンジニア
  • 「RPAに関しては、最小限の入力で拡張性と適応性が最も重要です。RPAは最小限の入力で簡単に使用でき、RPAツールとしてのRPAの最も優れた部分です。」—大規模な技術サービス会社の上級ソフトウェア開発者

シンプルなボット管理

HRでRPAを使用するITセントラルステーションのメンバーは、有人ロボットと無人ロボットの選択など、シンプルなボット管理機能を求めています。RPAユーザーが言うように、「最も価値のある機能は無人ボットです。」次に、「最初は、人事部内部の運用担当者のパイロットフェーズで、多数のボットに参加する予定です。

私たちは入ってきて、10分の質問を5秒に減らすなど、日常生活からタスクを削除しようとします。あるいは、完全に排除して無人にすることもできます。」同様に、RPA開発者は次のように述べています。「無人ボットと有人ボットの違いは貴重であり、無人であるプロセスの一部と、有人の部分を組み合わせて実行できることは貴重です。私たちは、すべて同じ製品内で人間との相互作用を得ることができます。」

データ品質と分析

RPAはデータを生成します。より良い、それはすることができ、管理し、分析し、より良い全体的なRPAプロセスが実行されます。大手エンジニアリング会社のシニアアドミンオートメーションエンジニアはこの現実を認め、「プロセスオーナーから、リードタイムとデータ品質に非常に満足しており、改善が続いていると聞いています。」テクニカルサービスのRPA開発者は、「認知分析は、多くの統合によりスマートに自動化を開始するのに役立つため、最も価値のある機能です」と同様の意見を持っていました。

結論

多くの手動ワークフローはソフトウェアボットを使用することで高速化および正確化できるため、人事管理はRPAを支持します。IT セントラルステーションのユーザーが説明したように、彼らはRPAを使用してHRの時間を節約し、スタッフをより貴重な仕事に再割り当てしました。人事向けの優れたRPAソリューションを定義する品質には、強力な設計機能と使いやすさが含まれます。シンプルなボット管理と同様に、データ品質も重要です。HRのRPAはまだ比較的新しいため、このビジネス管理の領域はRPAの調査と革新を続け、テクノロジーの進化と改善に伴い、多くの新しい効率と利点を発見する可能性があります。

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