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財務および会計におけるRPAの利点の実現

金融と会計は、ロボットプロセスオートメーション(RPA)の最も魅力的な分野の2つです。これは、これら2つの企業部門におけるワークフローの反復的な手動の性質を考えると、理にかなっています。このペーパーでは、RPAプラットフォームのユーザーによると、財務および会計におけるRPAの利点を強調しています。ITセントラルステーションのユーザーレビューに基づいて、財務および会計におけるさまざまなRPAの使用例と、RPAプラットフォームがビジネスマネージャーがテクノロジで成功を収めるのに役立つ方法について詳しく説明します。

前書き

Robotic Process Automation(RPA)は、財務および会計ワークフローに適しています。事業運営のこれら2つの領域は反復的である傾向があり、非常に多くの手動プロセスを伴います。財務および会計プロセスも正確であるため、機械は正確さを支援することができます。このペーパーでは、RPAが財務と会計にどのように役立つかを説明します。IT セントラルステーションで説明されているように、RPAプラットフォームでのユーザーエクスペリエンスに基づいています。財務および会計におけるRPAの利点を確認することに加えて、このビジネスコンテキストで効果的なRPA プラットフォームを構成するものについてユーザーから洞察を提供します。(注意: 「大規模」と呼ばれる組織は、10,000人を超える従業員を雇用しています。このホワイトペーパーで説明する「小規模な」組織の従業員は500人未満です。)

財務および会計におけるRPAの使用例

ITセントラルステーションのメンバーは、さまざまな財務および会計のユースケースをサポートするRPAを展開します。大規模な技術サービス会社のマネージングディレクターなど、状況によっては、デジタル変革を目標とする場合もあります。彼のクライアントは、財務、サプライチェーン、人事、IT自動化、および税務機能における変革のレバーとしてRPAを期待しています。

1,000人を超える従業員を抱えるコンサルタント会社のリードアソシエイトの目的は、人事および財務の効率を高めることです。1,000人を超える従業員を抱える製造会社のAccount Opsシニアコーディネーターは、ツールセットを使用して「キャッシュアプ​​リケーションを自動化し、ドキュメントをダウンロードして財務チームに役立てています」。

大手保険会社の自動化責任者は、RPAを使用して、ポリシー管理、クレーム処理、人事活動、および財務全体の活動を自動化します。大規模な鉱山および金属会社のプロジェクトマネージャー/ RPAサービスオーナーは「主に財務プロセス(レポート、固定資産の作成、請求書管理など)に焦点を当てています」、一方、大規模なエンジニアリング会社のRPA開発者はRPAを使用して「管理機能を自動化しています」、財務や人事のタスクのように。」彼の場合、自動化はSAPシステムで行われています。

「ファイナンスと人事サービスに関しては、この製品は大きな可能性を秘めています」と大手通信プロバイダーの商業契約責任者は述べました。「私たちは財務プロセスのために社内で自動化を行っています。」他の政府機関に金融サービスを提供する政府機関で働くRPA プロセスコンサルタントは、「現在使用している主なロボットは、会計期間の変動、レポートのアップロード、これらのレポートへのコメントなどに関するものです。私たちは、より広い範囲で請求書の処理を検討し始めています。」

税金、コンプライアンス、リスク管理

1,000 人を超える従業員を抱える小売業者の税システムマネージャーが説明するように、税務プロセスはRPAの良い候補です。「私たちは、特にビジネスファイナンスと税に焦点を当てたバックオフィスのビジネスプロセスを自動化しています。」500人以上の従業員を抱える政府機関のシニアファイナンスBI マネージャーも同様に、「私たちの主なプロジェクトは、税務部門向けであり、PDFからデータを抽出してExcelに入れることでした」

500人以上の従業員を抱えるエネルギー/公益事業会社の運用サービスのマネージャーのような他のユーザーは、リスクを管理するためにRPAをコンプライアンススペースに配置しています。

会計および財務管理

会計と財務管理はプロセス集約型であり、RPAユーザーはビジネスのこれらの領域で可能な限り自動化するようになっています。RPAユーザーは「私はRPAを使用して金融および製薬ベースのソリューションを実装しました。現金管理、請求書検証、Javaアプリケーション、RPAを使用したCitrixベースのアプリケーションなどの自動化プロセスがあります。」と関連づけました。彼の場合、自動化されたプロセスはCitrix環境のOracle EBS で実行されました。小規模のテクノロジーベンダーのビジネスプロセスコンサルタントも同様に、「主に財務部門と販売業務において、すべてのトランザクションベースのプロセスを自動化しています」と述べています。

その他の例は次のとおりです。

  • 「このソリューションは主に、インテリジェントなデータキャプチャと組み合わせた請求書処理に使用されます。多くの財務プロセスに関係するあらゆるものに使用されます。」—小規模の技術ベンダーのディレクター
  • 「ボットの主な用途はファイナンスです。そのため、AP(買掛金)請求書検索などのファイナンスのユースケースのみを実行します。」—5,000人を超える従業員を抱える通信サービスプロバイダーのRPA開発者
  • 「金融プロセスの自動化にRPAを使用しています。1つの例は、AP請求処理です。ABBYYをRPAと統合して、さまざまなテンプレートを使用して請求書から情報を簡単に抽出できるようにしています。その後、RPAロボットはOracleシステムに情報を入力します。」—従業員1,000人以上のヘルスケア会社のRPAユーザー

データの視覚化

財務におけるデータ分析とレポート作成には、段階的なワークフローが繰り返し発生する場合があります。このため、大手テクノロジー企業のデータアナリストのようなユーザーは、データの視覚化にRPAを採用しています。彼は次のように述べています。「私は調達と財務の多くの人々と協力して、さまざまなシステムからデータを引き出し、統合し、レポートを作成してから提示しています。私がよくやっていることは、その統合されたデータを取り、Microsoft Power BIと視覚化ツールを使用して自動レポートを作成することです。人々がハングアップする場所の多くは、データとそれを実行するのにかかる時間のプルです。そのため、人々は自分のプロセスを自動化したり、私のレポートを入手したいと考えています。」

財務におけるRPAの利点

RPAは、多くのレベルで財務状況に有益です。ITセントラルステーションのメンバーは、このテクノロジーが時間とお金を節約するだけでなく、人的ミスを減らすための力になることを見出しています。ロボットは、財務部門が人々をより貴重な仕事に再配置するのに役立ちます。RPAにより、カスタマーエクスペリエンスが向上します。財務部門は、RPAを使用してピークワークロードを平滑化することもできます。

人的エラーの削減

人々は通常、財務および会計プロセスの複数の手動ステップに従事しています。これによりエラーが発生する可能性があります。RPAはこの問題を解決できます。たとえば、大手製薬/バイオテクノロジー企業の自動化配信リードは、次のように述べています。「このソリューションを使用することは、時間の節約やスタッフ数の削減だけではありません。また、安定性を向上させ、エラーの数を減らすためにも使用されます。購入注文のパイロットプロジェクトを実施していたスペインでは、ヒューマンエラーの数が減少しました。」

このユーザーは利点を数値化して、「彼らが始めたとき、10 パーセントのエラー率がありました。3か月の運用後、エラー率は5または6%に低下し、6か月後は1または2%でした。」大規模な政府機関のアソシエイトディレクターは、これがどのように機能するかをさらに指定しました。「このソリューションを使用することで、多くの人的ミスがなくなりました。これは、事前設定された値、アクティビティ、およびルールに基づいて行われます。例外は適切に処理され、ロボットはソースシステムから情報を取得します。これは基本的に常に正しい情報です。ロボットは、ソースからのデータをそのままキャプチャして宛先にコピーするだけでよく、これによりエラーが解消されます。人間がプロセスの途中にいると、ミスが発生する可能性があります。」

時間とお金を節約

財務および会計業務をサポートするITプロフェッショナルは、内部クライアントがお金と時間を節約するのに役立つため、RPAを採用しています。ファーマオートメーションデリバリーリードは次のように述べています。「お金の節約という観点から、私たちは年間数十万ドルについて話しています。時間の節約に関して、政府の副局長は、彼の組織は「特定の仮定の下で、プロセスの1つの処理時間を15分から1分4 秒に短縮することができた」と述べました。節約した時間を決定するために行った計算の1つは、1つのタイプのプロセスに関するものです。以前は毎年7000人日かかっていましたが、現在では年間160人日しかかかりません。」

ファイナンスにおけるRPA による定量化可能な時間節約の他の例には、次のものがあります。

  • 「私たちが完了した各プロジェクトにより、1か月に約40時間節約できるため、時間を大幅に節約できます。」—従業員1,000 人を超える製造会社のAccount Opsシニアコーディネーター
  • 「このツールを使用すると、事前にプログラムされたボットを使用してタスクを実行するため、特定の自動化オペレーションの効率、精度、コンプライアンスが最大75%向上し、疲れることなく24時間365日稼働できます。」—シニアプロジェクトマネージャー/ RPA 500 人を超える従業員を抱える技術サービス会社のアーキテクト
  • 「昨年、私たちは約22のプロセスを実装し、合計で80,000時間近く節約しました。今年、すでに6,000時間近く節約できました。」—大手エンジニアリング会社のRPA開発者

洞察とより良い顧客体験

顧客対応プロセスがより高速かつ正確に実行されると、顧客体験は向上する傾向があります。大規模な通信サービスプロバイダーのシニアマネージャーAIは、次のように述べています。この結果、カスタマーエクスペリエンスが大幅に向上しました。」これは、彼が説明したように、「私たちは単にタスクをより速く解決していると同時に、私たちは従業員を縮小してきました。我々はより頻繁に、より速く、我々はよりタスクを実行するために始めた、これまで前にそれらを行っています。」

データ洞察の品質に関して、別の利点が浮上しました。このユーザーはさらにコメントしました、「財務のいくつかの事柄、私たちは四半期ごとに一度だけそれをしました。今、私たちは週に一度それらを始めました。これにより、これらの領域についてより深い洞察が得られます。ここで最も重要な結果は、プロセスに力を入れたときに受け取る洞察の量です。これにより、20人の従業員が働いていた場合には得られなかったであろう洞察が得られます。2つのボットが作業を行っていると、突然、以前にはなかったデータファンデーションが得られます。そうすれば、何が起こっているのかを知っていると考える代わりに、ボットの上に構築できます。」

従業員のスキルのより良い使用

RPAにより、人々は自分が最も得意とする作業に集中できます。また、マシンのようなタスクの実行に伴う面倒な作業を軽減します。「自分が嫌いな仕事をしていないので、もっと幸せになると思います」と政府シニア財務BIマネージャーは述べています。さらに、「このようなテクノロジーを習得し、スキルを磨く時間は増えるため、単にコピーして貼り付けるだけではなく、学習するだけでなく、キャリアをさらに伸ばすことができます。」製造アカウントオプスシニア・コーディネーターは、RPAがあることを認め、この感情をエコー「私たちの仲間は、仕事でそれほど多くの繰り返しを持つのではなく、より興味深いことを行うことができます。」

反復的なタスクを自動化することの感情的影響について、1,000人を超える従業員を抱えるヘルスケア企業のRPAユーザーは、「とんどの反復的なタスクはすでにロボットによって処理されており、分析、継続的な改善、顧客体験などの付加価値タスクに焦点を当てています。 それで、従業員は彼らが実際に訓練されたものをやっているので幸せです。」と言いました。大手保険会社のアプリケーションサポートエンジニアは、次のように述べています。「この製品は、タスクを自動化することで組織の機能を改善し、ユーザーが平凡なことに時間を費やす必要がなくなります。」

ピークワークロードの平滑化

財務および会計プロセスのペースは、季節や報告期間とともに変動する傾向があります。管理が困難なピーク時間があり、その後、人々が十分に活用されていない静かな時間が続く場合があります。これに関連して、政府のRPAプロセスコンサルタントは、次のように述べています。「ピーク時のワークロードをスムーズにすることができます。 毎月や毎年のように多くの期間の閉鎖があるため、数日以内にすべて行われるように、私たちはピーク時に作業します。夜間に多くのデータとレポートを準備できる場合、従業員は朝からそれらを開始できます。したがって、主な利点の1つであるワークロード機能の一部を平準化しています。」

精度、監査、コンプライアンスの向上

ITセントラルステーションのRPAユーザーは、このテクノロジが精度の向上に役立つとの見方を示しました。これは、ビジネスのこの部分に付随する監査およびコンプライアンス要件に役立ちます。たとえば、大手金融サービス会社のソフトウェアエンジニアは次のように述べています。「私たちが節約した時間に加えて、私たちが取り組んでいる大きなことの1つは、正確さ、制御、およびスタッフの回避です。スタッフの回避は、すべての仕事を引き受けるために誰かを雇わなければならなかったので、他の方法ではできなかったはずの仕事です。」

「RPAを使用すると、コンプライアンスにより時間を節約できます」と、500人以上の従業員を抱える大学のRPA開発者が観察しました。大手メディア企業のシニアRPAとAIは次のように述べています。「金融ビジネスに参加しており、特定の監査を受けているため、このソリューションは、検証とチェックを確実に実施して、処理を迅速に行うのに役立ちます。」技術サービス会社の開発者にとって、RPAの価値は、RPAが作成した監査履歴から得られました。彼は「ユーザーに対して何が行われたか、誰がいつ行ったかの変更記録があります。これは本当に私たちを助けてくれます。」と言いました。

財務と会計の優れたRPAプラットフォームを構成するものは何ですか?

ITセントラルステーションのメンバーは、効果的なRPAプラットフォームの品質に関するさまざまな見解を表明しました。これらは、使いやすさ、他のシステムとの統合にまたがり、有人ボットと無人ボットのどちらを展開するかを選択できます。ユーザーはまた、RPAソリューションの成功の要素として、コーディングスキルの必要性や開発の容易さを挙げています。

使いやすさ

「このソフトウェアはドラッグアンドドロップ機能として使いやすい」とコンサルタントのリードアソシエイトは述べました。しかし、「そうでなかったとしても、RPAの提供企業で働く人々から受けるサポートの種類は、ツールの機能にとって最も重要です。使いやすさは私たちの期待を超えています。」テクノロジー企業のデータアナリストも同様に述べています。そこに(RPAトレーニングで)過半数の人々は、技術的なバックグラウンドを持っていなかったファイナンスと調達[従業員]でした。しかし、GUIとホットキーのおかげで、彼らはそれを学ぶことができます。それは、単に入力して、これをそこにドラッグして、それを行うだけだからです。コードを書く必要はありません。」

統合

RPAは本質的に統合的です。それは常に複数のシステムからデータと手順を引き出しており、それらのいくつかはかなり古いものです。この状況で、政府のRPAプロセスコンサルタントは、RPAの「レガシーシステム間で統合できることが最も価値のある機能である」ことを認めました。彼のチームはツールを使用して、データを引き出したり大量の顧客情報を引き出したりする手動プロセスを複製します。これは、顧客の記録と220の異なるデータベースとそのERPシステムを横断します。

有人ロボットと無人ロボットの選択

RPAロボットは有人で実行できます。つまり、ユーザーは自分の作業を監視している、つまり無人です。これは基本的に監視されていないバッチプロセスです。ユーザーは、ユースケースに応じて、どちらかを選択できるようにします。保険会社のアプリケーションサポートエンジニアは、無人ロボットがRPAの最も価値のある機能であり、「ユーザーの手からタスクを完全に取り除く」と感じました。

商業契約の責任者は、無人ロボットの利点について次のように説明しました。「適切なチームと環境が利用可能であれば、特に経験豊富で卓越した感覚で開発する方法を知っているチームであれば、多くのタスクを実行できます。営業時間外。その後、翌日、チームが入って、必要な情報をすぐに利用できるようになります。」

有人ボットは、5,000人を超える従業員を抱える技術サービス会社のプロジェクトマネージャーおよびRPAリードの一部の好みです。彼は我々が出席したボットを利用している」、共有しました。無人ボットはもちろん大きなメリットです。私は、私は80/20ルールを使用する場合には、将来を見ることができます。」彼にとって、これはボットの80%が無人であるのに対して、20%はボットに参加していることを意味しました。

開発能力は…

「最も価値のある機能はStudioであり、これにより開発者は開発に特に集中できます」とPharma Automation Delivery Leadは述べました。このコメントは、RPAプラットフォームにおける開発機能の重要性を明らかにします。政府のアソシエイトディレクターも同様の考えを持ち、「スタジオのデザイン能力は素晴らしい」と述べました。大手金融サービス会社のシニアマネージャーもそう言った。「RPA フレームワークを使用したスタジオのレイアウトとデザインが好きだ。それは私には理にかなっています。始めるのはとても簡単です。」

… しかし、コーディング方法を知っている必要はありません

開発は不可欠ですが、ITセントラルステーションのメンバーは、RPAユーザーがコーディング方法を知らなくてもソリューションを活用できることを高く評価しました。エンジニアリング会社のRPA Developerは、「コーディングはかなり簡単なので、コーディングについて知る必要はありません。グラフィカル・ユーザー・インターフェースを使用するのは簡単です。ドラッグアンドドロップです。」ただし、「何が起こっているのか、何をしているのか、技術的な仕組みがどのように機能するのかを理解する必要があります。しかし、少しのトレーニングの後、何かを始めることができます。学ぶほど、よりよくなります。」

「開発は簡単でシンプルです。ドラッグアンドドロップを行うことでオブジェクト指向のコーディングを使用します」と、テクノロジーベンダーのビジネスプロセスコンサルタントは述べています。「導入プロセスは迅速で簡単で、テストとトラブルシューティングのための優れた機能を備えています。再利用可能なコンポーネントライブラリは、情報とコンテンツの優れた情報源であり、開発プロセスを容易にし、スピードアップします。この機能と堅牢なインフラストラクチャを組み合わせることで、自動化を次のレベルに引き上げるための優れた基盤が構築されます。」大規模な技術サービス会社のコンサルティングプラクティスディレクターの場合、「簡単なドラッグアンドドロップオプションにより、短時間で課題を簡単に解決できます。」

結論

ITセントラルステーションのメンバーは、財務および会計におけるRPAの多くの用途を発見しています。ワークロードの自動化は、時間と費用を節約できるため、財務会計に有益です。ユースケースには、データの視覚化とともに税とコンプライアンスが含まれます。RPAはまた、より良いデータ洞察と、その結果としての改善された顧客体験を可能にします。このテクノロジーにより、人々はより価値のある刺激的な作業を行うことができ、作業の正確性が向上し、監査が改善されます。

財務および会計において優れたRPAソリューションを実現するために、ユーザーは使いやすさと他のシステムとの統合を強調しました。有人ボットと無人ボットのどちらかを選択することも、開発機能と同様に重要でした。そして、コーディング方法を知る必要がないことは、財務および会計におけるRPAの主要な成功要因として生じました。事業運営のこれらの領域は、挑戦的で労働集約的です。RPAは作業の方法に影響を与えており、テクノロジーの進化に伴って効率の向上に貢献し続ける可能性があります。

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